Önce hangi belgeye başvuracağınızı belirleyin
Başvuruların önemli bir kısmı en baştaki soruda yanlış dallanıyor. Süreç, faaliyetin niteliğine göre iki ayrı kanaldan yürüyor:
- Sağlık hizmetini siz üretiyorsanız (hastane, tıp merkezi, poliklinik, ADSM) — sağlık tesisi yetki belgesi. Muhatap Sağlık Bakanlığı; başvuru il veya ilçe sağlık müdürlüğüne, yönetmelik ekindeki EK-1/A evrakıyla.
- Hasta buluyor ve organizasyonu kuruyorsanız, tedaviyi partner tesis üretiyorsa — aracı kuruluş yetki belgesi. Muhatap USHAŞ; başvuru EK-1/B evrakıyla.
2017 düzeninde aracı kuruluş başvuruları da il sağlık müdürlükleri üzerinden yürüdüğü için, eski rehberleri takip eden ekipler hâlâ yanlış kuruma gidiyor. 2025 yönetmeliğinin getirdiği değişikliklerin tamamını ayrı bir yazıda ele aldık.
Başvuru öncesi hazır olması gereken altyapı
Yetki belgesi başvurusu bir evrak işi gibi görünüyor ama şartların çoğu fiilen kurulmuş olmayı gerektiriyor. Aracı kuruluş tarafında başvuruya oturmadan önce şunların hazır olması gerekiyor:
- Çok dilli hizmet kapasitesi. En az iki yabancı dilde hasta iletişimi. Bu yalnız personel değil, şablon ve teklif tarafını da kapsıyor.
- 7/24 çağrı altyapısı. Kesintisiz erişilebilirlik beyan edilen ve denetlenen bir kalem.
- Yabancı dil seçenekli web sitesi. Kurumsal sitenin en az bir yabancı dilde yayında olması.
- Seyahat/konaklama tarafı için yetkili acenta ilişkisi. Ya kendi acenta belgeniz ya da yetkili acentayla kurulmuş sözleşmeli yapı.
- Personel yapısı. Bir personelin aynı anda ikiden fazla aracı kuruluşta çalışamayacağı kuralı, çok ortaklı yapılarda kadro planını etkiliyor.
Bunları başvurudan sonra kurmayı planlamak işe yaramıyor: eksiklik bildirimi geldiğinde tamamlama süresi otuz iş günü ve bu sürede çağrı merkezi kurmak, site çevirmek ve kadro düzenlemek gerçekçi değil.
Başvuru adımları
Süreç EKİP (Sağlık Bakanlığı Entegre Kurumsal İşlem Platformu) üzerinden dijital olarak yürüyor. Genel akış şöyle:
- Şirket ve faaliyet belgelerini toplayın. Ticaret sicil kaydı, vergi levhası, imza sirküleri, faaliyet konusunu kapsayan ana sözleşme.
- Yönetmelik ekindeki başvuru formunu doldurun. Aracı kuruluş için EK-1/B, sağlık tesisi için EK-1/A.
- Altyapı şartlarını belgeleyin. Çağrı altyapısı, dil kapasitesi, web sitesi ve acenta ilişkisine dair kanıtlar.
- Partner protokollerini ekleyin. Aracı kuruluşlar için yetkili sağlık tesisleriyle imzalanmış protokoller.
- Başvuruyu yapın. Aracı kuruluş USHAŞ'a, sağlık tesisi il/ilçe sağlık müdürlüğüne.
- İncelemeyi bekleyin. On beş iş günü. Eksiklik çıkarsa otuz iş günü içinde tamamlayın.
Evrak listeleri ve form içerikleri güncellenebiliyor. Dosyayı hazırlamadan önce USHAŞ'ın yayımladığı güncel başvuru rehberini ve yönetmeliğin Resmî Gazete'deki 26/4/2025 tarihli, 32882 sayılı metnini kontrol edin.
Sık yapılan dört hata
1. Eski mevzuata göre hazırlanmak. 2025 öncesi rehberler yanlış kurumu ve yanlış evrak setini tarif ediyor. Tek doğru başlangıç noktası yürürlükteki yönetmelik.
2. Yetki belgesini devralmaya çalışmak. Yönetmelik yetki belgesinin devredilemeyeceğini açıkça düzenliyor. Belgeli bir şirketi satın almak, belgeyi otomatik olarak taşımıyor.
3. Belgesiz aracıyla çalışmak. Yetki belgeli kuruluşların, belgesi olmayan kişi veya kuruluşlardan hizmet alması yasak. Bu kural hastaneler için de geçerli: belgesiz bir aracıyla çalışan hastane kendi belgesini riske atıyor.
4. Kayıt düzenini sonraya bırakmak. Belgeyi almak yetmiyor; kayıt uygunsuzluğu askıya alma sebebi. Hasta hangi kanaldan geldi, kim görüştü, hangi teklif verildi, hangi tesise yönlendirildi — bunların denetlenebilir biçimde tutulması gerekiyor.
Belge sonrası kayıt düzeni nasıl kurulur?
Denetimde sorulan sorular hep aynı yapıda: bir hastayı seçip baştan sona izlenebilir mi? İlk mesaj hangi kanaldan geldi, hangi danışman devraldı, hangi tarihte hangi teklif gönderildi, hangi partner tesise yönlendirildi, operasyon sonrası takip yapıldı mı?
Bu izlenebilirliği kişisel WhatsApp hesapları ve Excel dosyalarıyla kurmak mümkün değil — üstelik personel ayrıldığında kayıt da gidiyor. Sağlık turizmi CRM'i bu yüzden yalnız bir satış aracı değil, belge sonrası uyumun altyapısı: Instagram DM, WhatsApp, Messenger, Telegram ve reklam formlarından gelen her temas aynı hasta kartında birikiyor, teklifler kalem bazında kayda geçiyor ve her işlem iz kaydına düşüyor.
Belgeyi aldıktan sonraki adım, yaptığınız pazarlama ve operasyon harcamalarının bir kısmını devlet desteğinden geri almak. Güncel oran ve limitler için sağlık turizmi teşvikleri yazısına bakın.