Kabul, bitiş değil başlangıç
Genel CRM mantığında teklifin kabulü hunideki son adımdır. Sağlık turizminde ise burada yeni ve daha kırılgan bir süreç başlar: hasta başka bir ülkeden gelecek, tarihler tutturulacak, hastane ve hekim programı ayarlanacak, ödeme alınacaktır.
Bu aşamada yapılan hata, satış aşamasındaki hatadan pahalıdır — çünkü hasta artık müşteridir ve beklentisi yüksektir. Operasyonun ayrı bir disiplinle yönetilmesi bu yüzden gereklidir.
Devir teslim: bilgi kaybının önlenmesi
Satıştan operasyona geçiş, bilginin en çok kaybolduğu andır. Danışmanın hastayla haftalarca kurduğu bağlam, operasyon sorumlusuna iki cümleyle aktarıldığında hasta kendini tekrar anlatmak zorunda kalır.
Doğru kurgu, devir teslimin kayıt üzerinden yapılmasıdır: tüm mesajlaşma, teklif ve notlar aynı hasta kartında durduğunda operasyon sorumlusu geçmişi kendisi okur. Devir sırasında yalnız şu dört bilgi ayrıca vurgulanır:
- Hastanın hassas olduğu konu (fiyat, ağrı, süre, gizlilik).
- Verilmiş özel sözler — teklifte yazmayan her taahhüt.
- Refakatçi durumu ve dil ihtiyacı.
- Ödeme planında kararlaştırılan istisna.
Ekip içi aktarım için bahsetme ve yorumlar kullanılır; süreç Meto Operation tarafında yürür.
Operasyon kontrol listesi
Her hasta için tekrarlanan, tarihli ve sorumlusu olan bir liste:
| Zaman | Kalem |
|---|---|
| Kabul günü | Kapora tahsilatı, tarih teyidi, hastane ön rezervasyonu |
| -14 gün | Pasaport/vize kontrolü, uçuş bilgisi, refakatçi bilgisi |
| -7 gün | Konaklama teyidi, transfer planı, tercüman ataması |
| -2 gün | Hasta ile teyit görüşmesi, tahlil/hazırlık talimatları |
| Varış | Karşılama, otel yerleşimi, ertesi gün programı |
| İşlem günü | Hastane transferi, onam belgeleri, refakat |
| Taburcu | İlaç ve bakım talimatı, kontrol randevusu, kalan bakiye |
| Dönüş | Transfer, uçuş teyidi, iletişim kanalı bilgisi |
Her satır bir hatırlatıcı olarak açılır; belgeler etiketlenerek saklanır.
İptal riskini yönetmek
Kabul ile geliş arasındaki süre, iptal riskinin biriktiği penceredir. Riski düşüren üç uygulama:
- Kapora. Sembolik bile olsa bir ön ödeme, kararı somutlaştırır ve iptal oranını belirgin şekilde düşürür.
- Pencereyi kısaltmak. Kabul ile işlem arasındaki süre uzadıkça tereddüt artar; mümkün olan en yakın uygun tarihi önerin.
- Bekleme süresinde temas. Sessizlik tereddüdü büyütür. Haftalık kısa bilgilendirme — hazırlık adımları, hekim mesajı, otel bilgisi — bağı canlı tutar.
Ödeme ve hakediş
Operasyonun mali tarafı da kayıt üzerinde yürümelidir: alınan kapora, kalan bakiye, döviz kuru, partner hastaneye ödenecek tutar ve varsa aracı komisyonu. Ön muhasebe modülü bu kalemleri hasta kaydına bağlar; cari takip partner bazında bakiyeyi gösterir.
Komisyon yapılarının kurgusunu komisyon takibi yazısında ayrıca ele alıyoruz.